Sigue la transformación
IBTM: Menos papel y más tecnología, el nuevo rostro de la industria de reuniones

Es común escuchar que la tecnología, desde hace tiempo, está reconfigurando el mundo de los negocios en cualquier sector, pero en particular la industria de las reuniones ha estado experimentando una transformación en los últimos años gracias a los avances en sistemas y aplicaciones que pueden aplicarse con innovaciones tanto para la experiencia de los asistentes como para los organizadores, y definitivamente están enriqueciendo la organización de eventos.

Recordemos que entre los años 2020 y 2022 disminuyeron los viajes de casi cualquier tipo y en su lugar se comenzaron a realizar juntas y eventos a través de internet. Se trataba de una tendencia relevante, pero a fines del año anterior e inicio de este, la necesidad de mantener contacto directo entre la gente ha impulsado los viajes y eventos presenciales nuevamente.

Sin embargo, vale la pena reconsiderar el uso de las tecnologías que se desarrollaron para la adopción del trabajo en casa y los encuentros virtuales, y que ahora se podrían aprovechar para optimizar las experiencias en los eventos presenciales.

Mejorando la organización

Para comenzar, los organizadores de eventos están haciendo sus operaciones más eficientes y menos costosas a través de software que les permite controlar desde una misma aplicación varios aspectos del evento, como registros, boletos, marketing y logística. Esto reduce tiempo, posibilidad de errores y asegura que todo fluya suavemente.

Los analíticos también contribuyen a mejorar los eventos, ya que ofrecen datos valiosos sobre el comportamiento y preferencias de los asistentes, así que se pueden hacer eventos a la medida. Por ejemplo, se puede determinar cuáles sesiones, ponentes y temas fueron los más seguidos, con lo que se pueden mejorar los eventos en el futuro y hacerlos más atractivos para los asistentes.

Mayor seguridad

Así como en los aeropuertos las soluciones biométricas están cambiando la manera de documentar el vuelo, pasar los filtros de seguridad, migración y abordar el vuelo, también pueden ayudar en el control de los accesos a zonas restringidas durante los eventos, la entrada a los mismos y el monitoreo en las aglomeraciones para detectar posibles amenazas.

Y, por supuesto, los pagos. Así como ApplePay o GooglePay aprovechan estas tecnologías para realizar pagos sin necesidad de que el usuario cargue dinero o tarjetas de crédito, se puede usar la tecnología para pagos en los hoteles o compras en la sede del evento, desde comidas, souvenirs, boletos para eventos o tours opcionales, hasta cambios en las reservaciones.

Viajando ligero

Muchos de los viajeros, sobre todo los más jóvenes, son conscientes de su huella de carbono y los costos de documentar equipaje adicional, por lo que viajan con el mínimo indispensable de objetos personales. Incluso, muchos turistas buscan comprar artículos esenciales localmente; así no tienen que cargar todo desde casa y apoyan la economía del lugar. Pareciera que la tendencia es, en vacaciones “cero equipaje”.

Eventos con realidad virtual

Todas las convenciones, conferencias, ferias y exposiciones se pueden enriquecer con la tecnología. Por ejemplo, se pueden usar audífonos para escuchar presentaciones en otro idioma con el micrófono silencioso, o utilizar presentaciones de realidad virtual en donde cada participante puede “sumergirse” hacia lo que le interesa y conocerlo de una manera diferente.

La inclusión de las tecnologías de realidad virtual en los eventos ayuda a abrir el mercado a asistentes más jóvenes, que son “nativos digitales” que buscan estas interacciones en todas partes, ya sean conferencias o expos. Esto lleva a experimentar acciones para mejorar el posicionamiento de marca en la mente de los consumidores, que si tienen que elegir entre dos productos iguales, los consumidores optan por aquel que le brindó una experiencia personalizada.

Los viajes de negocios también evolucionan

La recuperación de los viajes de negocios quedará completa durante este año, quizá en condiciones distintas a las de antes del 2020. Los trabajos remotos configuraron problemas de cohesión y colaboración entre los equipos, por lo que ahora son cada vez más populares los viajes intra-empresas, permitiendo que los equipos se reúnan para estrechar las relaciones

Por eso, vale la pena considerar atender foros como IBTM Americas que presenta soluciones y tendencias, genera intercambio de experiencias y buenas prácticas entre los especialistas y protagonistas de la industria de reuniones con el fin de generar negocios y promover los destinos, servicios, tecnología y productos que conforman el entorno de la organización de eventos.